Robots übernehmen alltägliche Prozesse
Bei der Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation bewältigen kleine Softwareprogramme, so genannte Robots, automatisch Aufgaben, die bisher von Menschen durchgeführt wurden. Das entlastet Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten und schafft Freiraum für wertschöpfende Arbeiten.
So profitieren Sie von RPA
- Sie reduzieren Kosten und sparen Zeit durch schlanke, automatisierte Prozesse
- Sie stellen eine konstant hohe Ergebnisqualität sicher, da Robots unabhängig von Gesundheit, Motivation oder Wohlbefinden einfach liefern
- Sie steigern Ihre Kundenzufriedenheit, etwa durch schnellere Fallabwicklung in Sales oder Service
- Sie können bei hohem Arbeitsaufkommen problemlos skalieren, indem Sie einfach zusätzliche Robots hinzuschalten
- Sie überbrücken Systembrüche ohne viel Aufwand für die IT-Abteilung
- Sie sorgen für zufriedenere Mitarbeiter, indem Kollegen von eintönigen Aufgaben entlastet und fester an ihr Unternehmen gebunden werden
RPA-Software wird für standardisierte, oft wiederkehrende Aufgaben eingesetzt. Das können einfache Klicks in den Oberflächen von IT-Anwendungen sein. Robots funktionieren aber auch System-übergreifend. Das macht sie zu einem effizienten Workaround für nicht vorhandene Schnittstellen.
Bei BITGRIP arbeiten wir mit der RPA-Plattform von UiPath.
Robots sind vielseitig einsetzbar
Robots erledigen in der Praxis unterschiedlichste Aufgaben. Sie können Inhalte aus Dokumenten oder dem Browser auslesen und Daten kopieren, verschieben oder ersetzen. Sie sind in der Lage, Formulare und Datenbanken auszufüllen oder E-Mails und Anhänge zu öffnen und deren Inhalte zu verarbeiten. Robots werden auch eingesetzt, um Prozesse anzustoßen oder Kalkulationen vorzubereiten.
Arten von Robots
Man unterscheidet drei Typen:
Attended Robots arbeiten im Team mit dem Menschen zusammen und werden damit zu persönlichen Assistenten. Meist übergibt ein Sachbearbeiter Aufgaben an den Robot. Wenn dieser seinen Teil erledigt hat, gibt er wieder an den Menschen ab zur Kontrolle oder Freigabe. Attended Robots können auf dem Rechner des Mitarbeiters installiert sein oder eine eigene Kennung auf einem separaten Rechner erhalten.
Komplett automatisch erledigen Unattended Robots ihre Tätigkeiten, also ganz ohne menschlichen Eingriff. Ihre Aufgaben erledigen sie im Batchmodus (Stapelverarbeitung) – wann immer diese anfallen.Schließlich gibt es noch eine Kombination aus attended und unattended Robots - so genannte Hybride. Diese beliefern sich gegenseitig mit Aufträgen und arbeiten diese automatisch ab.
Mit Hybrid Robots lässt sich das Potenzial von RPA am besten ausschöpfen.
Robotic Process Automation: Das müssen Sie über RPA bei BITGRIP wissen
Bei BITGRIP arbeiten wir mit der RPA-Plattform von UiPath. Grund ist die herausragende Marktposition dieser Software und deren beste Bewertung bei der Survey von Forrester und Gartner (Forrester Wave Robotic Process Automation, Q4 2019).
Das geschieht im UiPath Studio auf Basis von Microsoft Visual Studio. Im Studio werden die Robots designt. Wie ein Bot erstellt wird, hängt sehr von seiner Komplexität ab. Simple Prozesse werden einfach über den Rekorder aufgenommen. Dabei wird der Startknopf im Studio gedrückt, der Prozess wie üblich durchlaufen und die Aufnahme nach Beendigung gestoppt.
Für komplexere Abläufe werden Prozesschritte über das Hineinziehen von Aktionselementen (z.B. „Klick“) zusammengefügt. Dafür gibt es eine umfassende Bibliothek vordefinierter Elemente. Zusätzlich können Variablen, „Wenn-Dann-Schleifen“ oder Ausnahmen definiert werden. Für hochkomplexe Prozesse müssen Programmierungen vorgenommen werden.
Mit dem Orchestrator bietet UiPath ein Instrument, um alle Robots im Unternehmen zentral zu koordinieren. In einem Dashboard werden eingesetzte Robots, Queues oder Aufträge in Echtzeit visualisiert. So kann man bei eventuellen Ausfällen schnell reagieren. Über den Orchestrator erfolgt ebenso das Ausspielen (Deployen), Skalieren sowie die Organisation und Speicherung der Zugangsdaten.
Mit der Integration des Moduls Insights ergeben sich in UiPath weitere Analysemöglichkeiten. So kann die Performance automatisierter Prozesse mit KPIs verglichen, eingesparte Kosten dargestellt und die Effizienz der Automatisierung durch den Vergleich mit Benchmarks nachgewiesen werden.
Mit den UiPath Actioncenter senden Robots Aufgaben an einen menschlichen Mitarbeiter. Diese erscheinen in einem separaten Taskmanager im Orchestrator und können dann vom Mitarbeiter erledigt oder einem Kollegen zugewiesen werden. Währenddessen arbeitet der Robot an anderen Themen weiter. Dieses parallele Vorgehen nutzt die Zeit von Mensch und Robot optimal.
