Process Mining zeigt, wo es noch hakt.
Auf dem Papier sehen Ihre Prozesse stromlinienförmig und effizient aus, aber in der Praxis kommt es immer wieder zu Staus und Umwegen? Mit Process Mining gewinnen Sie einen Röntgenblick auf Ihre gesamten Vorgänge und können auf einen Blick erfassen, wo und warum es hakt.
Ihre Vorteile von Process Mining
- Sie erhalten ein genaues Bild ihrer Prozesse auf Grundlage von realen Daten
- Sie identifizieren Optimierungspotenziale und priorisieren nach Nutzen
- Sie reduzieren Kosten durch Abbau von Prozessschleifen und ineffizienten Umwegen
- Sie steigern Ihre Kundenzufriedenheit durch schnellere Prozesse und bessere Auskünfte
- Sie erhalten eine solide Basis für nachhaltiges Prozess-Monitoring
- Sie können Szenarien, z.B. Lastspitzen, simulieren und den Bedarf antizipieren
Sie kennen das sicher: Für einen einfachen Geschäftsvorgang ist ein simpler, geradliniger Prozess definiert, in dem eigentlich nichts schiefgehen kann. Aber die Realität ist komplexer. Verschiedene Organisationseinheiten und unterschiedliche Systeme machen aus dem geplanten geraden Weg einen Irrgarten. Der Prozess wird zäh wie Kaugummi und dauert viel länger als berechnet.
Mit der manuellen Prozessverfolgung bekommen Sie nie ein vollständiges Bild, sondern immer nur einen zufälligen Ausschnitt, der ihnen keine verlässliche Fehleranalyse ermöglicht.
Process Mining dagegen nutzt die Daten aller Vorgänge, aller Varianten aus allen beteiligten Systeme, führt diese zusammen und visualisiert sie. Dafür werden alle Vorgänge vom ersten Schritt an erfasst und anhand ihrer Vorgangsnummer, Logfiles und Zeitstempel durch alle beteiligten Systeme und Abteilungen verfolgt. Das erzeugt eine enorm große Datenmenge. Und so wie eine große Menge Fußgänger Trampelpfade auf Rasen hinterlässt, visualisiert die Analyse die Spuren aller Vorgänge in Ihren Systemen.
Die Analyse der Ergebnisse zeigt, wo es zeit- und ressourcenraubende Unterbrechungen oder Umwege in ihren Prozessen gibt. Sie erkennen, wo die größten Optimierungspotentiale liegen.
Die mit Process Mining identifizierten Optimierungspotenziale lassen sich am besten mit unseren Services im Bereich Robotic Process Automation (RPA) heben.
Process Mining: Von diesen Leistungen profitieren Sie
Mit welchem Prozess man beginnen soll, hängt ab von Branche, Unternehmenszielen, aktuellen Herausforderungen oder anderen Faktoren. Den größten Mehrwert bietet die Analyse von End-to-End-Prozessen, also von Kundenaktion über die Unternehmensreaktion zurück zum Kunden. Das können etwa Bestellprozesse, Anträge, Beschwerden oder Adressänderungen sein.
In einem Workshop definieren wir mit Ihnen, welche Prozesse sich für den Start am besten eignen und wo die größten Effizienzpotentiale schlummern. Dabei werden Projektziele definiert und das Team zusammengestellt. Um alle Belange zu berücksichtigen, ist ein heterogenes Team aus Fach-, IT- und Prozessexperten hilfreich.
Sobald der zu analysierende Prozess ausgewählt ist, identifizieren wir mit Ihnen die beteiligten Systeme und betrachten, wie verfügbar die Daten sind. Gibt es einen Systembruch, also liegt dieser Prozess an einer Stelle nicht digital vor? Wenn ja, ist im ersten Analyseschritt kein flächendeckendes Prozessbild möglich. In diesem Fall kann nur der Teilprozess betrachtet werden, der bereits digitalisiert ist.
Aus den beteiligten Systemen werden die Informationen nun extrahiert und gesammelt. Anschließend müssen die Daten validiert werden, da verschiedene Systeme meist auch verschiedene Datenformate verwenden. Dabei gilt: Je heterogener die Daten, umso wichtiger die Datenvalidierung.
Prozesse können nur dann auch über Systemgrenzen hinaus visualisiert und analysiert werden, wenn es möglich ist, die digitalen Spuren eines Vorgangs einer eindeutigen Vorgangsnummer (Unique Identifyer) zuzuordnen.
Nach erfolgreicher Validierung werden die Daten in das Process Mining-Tool eingespielt. Anschließend werden alle Verbindungspfade innerhalb des Prozesses sowie sämtliche Varianten dargestellt und der Prozess analysiert.
Betrachtet man nur die am häufigsten vorkommenden Varianten und Pfade, erscheint das Idealbild eines Prozesses. Langsames ‘Herauszoomen’ durch Hinzunahme von Varianten und Verbindungen ermöglicht ein genaues Analysieren von kritischen Prozessphasen. Erst hier wird das wahre Ausmaß der real gelebten Prozesswege sichtbar.
Der nun deutlich gewordene Realprozess ist Basis für einen Soll-Prozess. Ziel ist es, ein Prozessmodell mit den wichtigsten Varianten zu definieren, das künftig als Benchmark gegenüber den tatsächlich abgebildeten Daten gilt. Individuelle Process-Performance-Indicators werden eingeführt und können für ein späteres Reporting regelmäßig betrachtet werden.
Verbesserungen beziehen sich auf drei Bereiche.
Organisatorische Optimierung:
Der Prozess weist organisatorische Defizite auf. Diese gilt es zu beseitigen, etwa durch Anpassungen in Abläufen oder in der Kommunikation.
Systemoptimierung:
Werden innerhalb eines Systems falsche Zuständigkeiten vergeben, werden Daten an anderer Stelle falsch ausgelesen, wird ein Schritt zu viel gemacht? Das lässt sich leicht in den Systemen ändern und führt zu großen Zeitersparnissen.
Automatisierungspotentiale:
Standardisierte und häufig wiederkehrende Prozesse können durch Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden. Process Mining identifiziert die dafür am besten geeigneten Prozesse.
