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Intelligente Robots bringen KI und ML an die Arbeitsplätze

Was ist eigentlich Prozessautomatisierung mit RPA, wo wird das schon eingesetzt, welche Rolle spielt das Process Mining und was ist von diesen Technologien in den nächsten Jahren zu erwarten?

Diese und weitere Fragen beantworten Jens Schrepfer, Sales Executive Partnerships bei unserem Technologiepartner UiPath, und Dirk Langner, Leiter unseres Geschäftsfelds Prozessoptimierung.

Für welche Branchen ist Prozessautomatisierung besonders lohnenswert?

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Dirk Langner: Die Relevanz des Themas hängt nicht nur von der Branche ab. Wichtig sind auch die Art von Prozessen, das Volumen von Standardabläufen oder die Häufigkeit von Kundeninteraktionen.

Es gibt Branchen wie den Finanzsektor, die sich früh mit dem Automatisieren von repetitive Prozessen befasst haben.

Aktuell führen wir viele Gespräche im Energiesektor, speziell bei Stadtwerken. Da gibt es noch viel Potenzial, um alltägliche Arbeitsabläufe zu optimieren.

Ich habe auch schon erlebt, dass potentielle Kunden sagen: Schön, dass wir pro Jahr 100 Personentage einsparen können, aber was sollen dann unsere Mitarbeiter machen?

Jens Schrepfer: Prozessautomatisierung ist besonders für Branchen mit hohem Kostendruck interessant, in denen es viele, immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufende Prozesse gibt.

Der Finanzsektor musste sich sehr früh der disruptiven Konkurrenz durch reine Online-Banken stellen.

Porträt Jens Schrepfer

Daher sind dort schon viele Prozesse automatisiert und die Branche macht bereits die nächsten Schritte. Hier wird permanent analysiert, ob die schon automatisierten Abläufe noch weiter verbessert werden können.

Dabei werden auch die vor- und nachgelagerten Abläufe und der Einfluss der menschlichen Interaktion betrachtet. Die UiPath-Plattform unterstützt all diese Schritte.

Aus meiner Sicht entscheiden zwei Faktoren, ob eine Branche reif ist für RPA: Erstens: Je größer der Leidens- sprich Kostendruck, desto interessierter sind die Verantwortlichen an Einsparpotenzialen.

Zweitens: Je höher der Grad der Digitalisierung im Unternehmen ist, um so effizienter wirken die Effekte von Prozessautomatisierung mit RPA. Wenn im Unternehmen aber noch Papierstapel zwischen Mitarbeitern hin und hergereicht werden, kann man wenig machen.

In welchen Branchen ist mit Blick auf RPA im Moment am meisten Bewegung, wie entwickelt sich der Markt?

Jens: Automatisierungspotentiale finden sich in allen Branchen. RPA punktet hier zum Beispiel bei HR, Legal, Finance, IT, Kontaktcentern, um nur ein paar Bereiche zu nennen. Genauso aber auch in branchenspezifischen Prozessen, sei es im Manufacturing, Pharma oder auch Gesundheitswesen.

Unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße: Die Einstiegshürde ist immer das richtige Verhältnis von potenzieller Einsparung zur initialen Investition. Und gerade die initialen Kosten sinken derzeit deutlich. Denn der RPA-Markt entwickelt sich klar in Richtung Cloud und Managed Services, quasi Prozessautomatisierung as a Service. Die niedrigeren Einstiegskosten machen das Thema für immer mehr Bereiche interessant.

Durch Managed Services müssen sich Unternehmen weder mit der Technik beschäftigen noch eigenes Know-how aufbauen. Hier steht ausschließlich der Nutzen im Fokus.

Dreamteam für effiziente Prozesse

Wie kann man Prozessautomatisierung mit RPA sinnvoll im Unternehmen implementieren?

Dirk: In unserem Kundenalltag startet RPA meist mit einem Prozess in einer Fachabteilung. Für diesen konkreten Anwendungsfall bauen wir einen Robot. Wenn der gut funktioniert und die Kollegen spürbar entlastet werden, weckt das Begehrlichkeiten anderer Unternehmensbereiche. Spätestens dann kommt die IT ins Spiel und RPA wird auf immer mehr Prozesse und Abteilungen ausgerollt.

Jens: Was dieses von Dirk beschriebene Vorgehen nicht beinhaltet ist eine strategische, unternehmensweite Sicht auf das Thema Prozessoptimierung.

Um so eine Perspektive zu erhalten, setzt man Process Mining ein. Dabei werden die elektronischen Spuren von zigtausend einzelnen Vorgängen in IT-Systemen analysiert und visualisiert. Viele Unternehmen sind total überrascht, wie oft vom definierten Standard abgewichen wird.

Der letzte Schritt, um das Bild zu vervollständigen, ist das so genannte Task Mining. Hier wird erfasst, welche Tasks ein Mensch vor dem Rechner ausführen muss, um einen Prozess anzustoßen oder am Laufen zu halten. Process Mining analysiert die IT- Systeme, Task Mining das Human Interface.

Beides gemeinsam ergibt eine 360 Grad-Sicht auf die Prozesslandschaft, aus der Optimierungen abgeleitet werden können.

Dirk: Diese 360 Grad-Sicht wäre natürlich das Optimum. Bei Gesprächen mit den Stadtwerken merken wir gerade, dass mit Process Mining aufgrund vieler IT-Insellösungen noch nicht so viel erreicht werden kann. Gerade hier können wir hier mit RPA helfen und zum Beispiel Robots zum Digitalisieren des Posteingangs durch OCR und Document Understanding einsetzen.

Im Zusammenhang mit RPA fällt oft das Stichwort „Brückentechnologie“, was bedeutet das für dich?

Dirk: Früher empfand ich den Begriff als störend. Suggerierte er doch bei vielen, dass RPA keine lange Lebenszeit hätte. Mittlerweile nutze ich das Wort Brückentechnologie gern in Kundengesprächen. Es ist bei mir positiv besetzt, denn was soll das Schlechte an einer Brücke sein?

RPA kann Brücken schlagen hin zu Machine Learning und Künstlicher Intelligenz. Für viele Mitarbeiter sind diesen Zukunftsthemen immer noch wenig greifbar. Mit RPA-Robots können wir ML und KI an die Arbeitsplätze bringen. Die Robots werden intelligenter – Stichwort Hyperautomation.

Und die Mitarbeiter haben Zeit, sich in Ruhe von den Vorteilen von ML und KI zu überzeugen und sich entsprechend fortzubilden, um die Potenziale für sich zu nutzen.

Jens: Ich mag es ganz gern, wenn jemand das Wort Brückentechnologie verwendet. Es zeigt, dass sich dieser Mensch schon mit dem Thema beschäftigt, es aber noch nicht ganz durchdrungen hat. Hier können wir von UiPath gut ansetzen.

Für viele ist RPA nur das Automatisieren sich wiederholender Tasks. Aber vor dem Hintergrund neuer Technologien, wie intelligente Chatbots oder das maschinelle Erkennen von Gefühlen in der Kommunikation, kann RPA viel mehr leisten.

Diese neuen Technologien brauchen ein verbindendes Element zur bestehenden IT-Landschaft. Gerade in der Pandemie zeigt sich, wie viele Systembrüche es in Unternehmen immer noch gibt. Hier kann RPA im wahrsten Sinne des Wortes Brücken bauen.